[Word] 図番号・表番号を自動更新できるようにしたい!そんなときは「相互参照」が便利!

Word相互参照の使い方_アイキャッチ画像 Windows
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はじめに

うーん。

一番上の図いらないなー

Wordレポート例1

えーと、図1を消したから図2を図1にしてっと・・・

あ!あと、図3は図2にしないと、図4は図3にしないと・・・

あああああーもう嫌だ!!

Wordレポート例2
ななかぽ
ななかぽ

そんな面倒なことしなくても、もっと楽に直す方法があるよ!

本記事では、このようなお悩みを解決していきます。手動で全部やるのは面倒くさいですよね。Wordには番号を半自動で更新する機能があるので、それを使っていきましょう!

図表番号の挿入方法

まず、前提として図番号や表番号の挿入方法について説明します。

よく図表番号にテキストボックスを使う方がいらっしゃるのですが、それはおススメできません。上での例のように図表番号を直すときに大変なことになります。

① 図を入れたい場所に画像をドラッグ&ドロップします。その後、その図を中央ぞろえにします。

中央揃え

② 挿入した図を右クリックし、図表番号の挿入を選択します。

図表番号の挿入

③ 図表番号という画面が表示されるので、ラベル名をクリックし、新しいラベル「」を作成します。

図表番号
新しいラベル名

表番号の挿入の場合、新しいラベル名を「」にし、位置を「選択した項目の下」ではなく、「選択した項目の上」にしましょう。

ななかぽ
ななかぽ

新しいラベル名の設定は、初回のみでOKです!

2回目以降は「ラベル」から選ぶことができます。

図表番号の設定

④ ③でOKをクリックすると、適切な図番号が挿入されます。今回の例の場合、この図の上に図が3つあるので、図4となります。後は、キャプションを入力するだけです!

Wordの図の挿入

図や表のキャプションは図・表を右クリックし、図表番号の挿入を選択!

図番号の更新を半自動化する方法

ここから本題です。

相互参照の使い方

レポートを書いているとき、図表番号を以下のように文章中で参照することがあると思います。この「図○」をキーボードでそのまま打っていませんか?

Word本文

直接そのまま打ってしまうと、図表の間に図表を挿入・削除するときに番号を直すのがとっても大変になります。

ここで、「相互参照」という機能を使います。

① 文章中に図表番号の参照を入れたい箇所にカーソルを合わせ、参考資料タブ内の相互参照をクリックします。

相互参照

② 参照する項目を「」にし、相互参照の文字列を「番号とラベルのみ」に設定します。

表の場合、参照する項目を「」にし、相互参照の文字列を「番号とラベルのみ」に設定しましょう。

③ 図表番号の参照先の一覧に今まで挿入した図や表があるかと思います。図や表の名前(キャプション)を頼りに参照したい図表番号を選択し、挿入ボタンをクリックします。

これで、図表と文章中の「図○」がリンクされました。

これを参照する箇所すべてに行います。面倒くさそうに見えますが、実際そうでもありませんよ。

文章中の図表番号の参照は相互参照を使うこと!

図表番号の更新方法

さて、ここまでのやり方で図表を挿入しておけば、図表の間に図表を途中で挿入・削除する際に、図表番号の更新が楽になります。

実際に、以下の図1と図2の間に図を追加で挿入してみます。

図を間に入れる

その結果がこちらです。

図を入れた結果1
図を入れた結果2

すでに図番号が揃えられていることがわかると思います。

ですが、文章中の図表番号の参照が前のままです。これを直していきましょう。

CtrlキーとAキーを同時に押し、全選択状態にします。そして、右クリックから「フィルード更新」をクリックします。

フィールドの更新

すると・・・

フィールドの更新の結果

図3はもともと図2でしたが、図2が別物になってしまったため、「図2」の文字が「図3」に自動で更新されました。

Ctrl+Aで文章中のすべてを選択したので、この更新が文章全体に適用されます。

半自動と述べたのは、全選択→「フィールドの更新」をしなければならないからです。

図表の間に図表を途中で挿入・削除した後は、
全選択
(Ctrl+A)→右クリック「フィールドの更新」で図表番号を更新!!

以上です。お疲れ様でした。

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この記事を書いた人
ななかぽ

「ブログ」「プログラミング」「イラスト」「登山」等あらゆるものに手を出している高専卒の大学生です。2022年に大学編入試験に合格し、2023年から大学生3年生となりました。
パソコン・ガジェット・大学編入関連の内容について、誰もが読んでわかりやすいと思えるようなやさしい解説を発信をしていきます。

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